Gestión de edificios

Cómo ayuda la digitalización a las oficinas y la situación actual

La Digitalización va a tener un papel clave en un futuro cercano pues nos va a permitir afrontar en mejores condiciones situaciones críticas, como la que nos ha tocado vivir actualmente. Por supuesto, la salud debe ser ahora nuestra principal preocupación, pero sin olvidar otros aspectos clave como la eficiencia operativa, el well-being, la productividad, la retención del talento o la sostenibilidad.

Desde Schneider Electric, queremos daros nuestra visión sobre el futuro del mundo de las oficinas desde un doble punto de vista: El de ser una empresa enfocada al desarrollo de soluciones para la gestión de la energía y la automatización de edificios, y desde el punto de  una empresa que ocupa más 69.000m2 de oficinas en toda España.

Aspectos a tener en cuenta sobre el mundo de las oficinas

Vamos a desarrollar algunos aspectos a tener en cuenta con la digitalización del futuro del mundo de las oficinas:

  • Las personas

No debemos olvidar que la tecnología es la herramienta, pero somos las personas, la clave para que todo funcione. Tanto las personas y departamentos que diseñan las estrategias y toman decisiones, como los usuarios del edificio. Es vital que todos se sientan involucrados y hacerles partícipes del proceso.

Tampoco debemos olvidar que la Digitalización no concierne únicamente a los departamentos tecnológicos de la empresa. El objetivo no es implementar tecnología y ya está, lo que queremos es utilizar la información que nos proporciona esa tecnología para implementar estrategias corporativas que, sin duda, impactarán en todas las áreas de la compañía (Finanzas, RRHH, Seguridad e Higiene, Real Estate, Sostenibilidad, Mantenimiento, Marketing, entre otras).

  • Grado de ocupación de nuestros edificios

En la situación actual, es evidente que la capacidad de ocupación de los edificios va a verse reducida con el fin de mantener las distancias de seguridad entre las personas. Este hecho nos supone o bien ocupar más m2 de oficinas, situación poco viable en la mayor parte de nuestras empresas por la situación económica actual, o bien hacer más teletrabajo. Por supuesto, el teletrabajo se ha revelado como imprescindible para estos meses de emergencia que estamos viviendo y se va a quedar con nosotros, como una herramienta que nos va a aportar mucha flexibilidad, pudiendo no ser la solución definitiva.

Encontramos otras soluciones que son también totalmente efectivas en términos de salud, y productividad, por ejemplo, el uso de las tecnologías que nos permitan conocer en tiempo real la tasa de ocupación del edificio. Esto nos ayudará a establecer estrategias y tomar decisiones en función de la información extraída para tratar de aprovechar al máximo el espacio y respetando siempre el aforo máximo establecido.

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  • Accesos al Edificio

La recepción se ha convertido en un punto crítico de nuestros edificios pues hemos de evitar aglomeraciones que puedan suponer un riesgo para la propagación de virus.

Una de las soluciones que más se están usando hoy por hoy es la instalación de sistemas de control de temperatura. Siempre que sea posible la integración de este tipo de soluciones en el sistema de gestión del edificio, el análisis y gestión de este tipo de datos, nos puede permitir:

  • Establecer protocolos de actuación de RRHH, Facilty Management y Seguridad & Salud en el caso de detectar una persona que registre una temperatura superior al límite establecido.
  • Detectar un alto número de casos en un breve periodo de tiempo. Esto nos va a permitir reducir la propagación de la enfermedad activando medidas como el teletrabajo, el cierre de zonas comunes del edificio, la desinfección y, hasta, por ejemplo, una campaña de prevención médica.
  •  Colabora a prevenir epidemias comunes que tienen un alto impacto en la productividad de las empresas. No olvidemos que el coste directo del absentismo laboral para las empresas españolas es de 6.900 millones de euros. En 2018, más del 30% de los casos de absentismo laboral, fueron debidos a enfermedades comunes.
  • Benchmarking entre edificios para poder detectar posibles problemas en los edificios.

Otra de las funcionalidades que podemos implementar con el fin de evitar contagios por contacto es el uso de tecnología (por ejemplo, códigos QR) que sustituya al tradicional uso de las tarjetas de acceso. La integración de los datos de acceso en el sistema de gestión de nuestro edificio también nos permitirá analizar tendencias horarias que, llegado el caso, nos permita establecer diferentes horarios de entrada al centro de trabajo para evitar aglomeraciones.

  • Áreas de Trabajo

En este apartado el concepto de Salud e Higiene adquiere también especial relevancia, especialmente, por el tema de la calidad del aire. Va a ser vital asegurar una correcta tasa de renovación del aire en función del grado de ocupación. Evidentemente, las zonas ocupadas van a requerir más ciclos de renovación del aire que las vacías.

También resultará interesante integrar los sistemas de purificación de aire para que trabajen de forma coordinada con el control de clima del edificio y, en función, de si la zona está ocupada o no (para determinadas sustancias utilizadas en la purificación del aire, se recomienda no usarlas en presencia de personas).

Y, por supuesto, sin olvidarnos de garantizar el confort de nuestros empleados mediante la adecuación y control de las condiciones de temperatura, niveles de CO2, iluminación, humedad y niveles de ruido.

  • Zonas comunes (salas de reunión, cafetería, gimnasio, aseos)

El control de los aforos de las zonas comunes se convierte en un requisito imprescindible. Ya no bastará solamente con saber si la sala de reuniones está ocupada o no, si no qué será necesario contabilizar el número de personas e incluso, para salas grandes, verificar que la distribución de las personas es la correcta y que no se concentran en la misma zona de la sala. Por supuesto, con la salud como objetivo principal, pero sin olvidar la eficiencia operativa del edificio:

  • Algunos estudios indican que el uso medio de las salas de reunión es de un 30% de la jornada laboral y que sólo el 40% de las plazas están ocupadas. La información sobre el grado de ocupación es clave para tomar decisiones como si he de utilizar ese espacio para otro uso.
  • Identificar zonas infrautilizadas para fijar unas condiciones que nos permitan disponer de esas zonas de una forma ágil, pero reduciendo, a su vez, los consumos energéticos y costes asociados. Y llegado el caso, hasta deshabilitar zonas no utilizadas, tanto de consumos de electricidad como de clima, como de los servicios asociados (limpieza, mantenimiento, etc).
  • Eficiencia operativa

La aplicación de soluciones inteligentes y de análisis de datos nos pueden aportar innumerables ventajas para garantizar la máxima operatividad de nuestro edificio, entre ellas:

  • La posibilidad de actuar en remoto nos va a permitir reducir los desplazamientos de técnicos.
  • Anticiparnos a fallos en la instalación garantizando la máxima operatividad del edificio.
  • Y no hablamos únicamente de los trabajos de mantenimiento, también vamos a poder adaptar y planificar los servicios de limpieza a las necesidades reales en cuanto al grado de uso de las diferentes zonas del edificio y planificar dichos servicios a las franjas horarias más adecuadas.

Descubre cómo adaptar las oficinas a las nuevas necesidades con este informe sobre cómo gestionar los edificios de oficinas en este nuevo entorno, aquí o haciendo clic en la siguiente imagen.

 Otros aspectos a tener en cuenta

No debemos olvidarnos de otros aspectos del edificio como son:

  • Desplazamientos dentro del mismo: Implementación de sistemas de guiado, zonas con sentido único de recorrido (la tecnología nos puede ayudar a verificar el cumplimiento de esas medidas) y la gestión del uso de los ascensores.
  • Sostenibilidad: El tema de la sostenibilidad sigue siendo el gran reto al que nos enfrentamos todos,   y en este punto, los edificios tienen un rol clave pues el 42% de todo nuestro consumo energético proviene de ellos.
  • Normativa: Debido a la situación actual aún hay mucha incertidumbre en esta materia, pero ya tenemos muchas normativas vigentes de obligado cumplimiento y otras que, como la Directiva 2018/844 (Revisión Directiva 2010/31/UE en Eficiencia Energética en edificio) llegarán en 2025 y recogerán la necesidad de implementar sistemas de control y automatización en edificios con potencias térmicas superiores a 290kW.
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Conclusiones sobre el futuro de las oficinas

Seguro que muchos de los que estáis leyendo este artículo, tenéis claras otras soluciones que la tecnología nos brinda y que no hemos mencionado, o incluso tenéis puntos de vista diferentes sobre las opciones comentadas en este artículo. Ahí está la riqueza donde todos podemos aprender de todos pues esto no es trabajo de una sola compañía, se necesita la colaboración de todos los partners.

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Factores extra a considerar también en la toma de decisiones

  • La actividad de las empresas: Estas medidas no se podrán aplicar de igual manera en empresas sedentarias en las que los trabajadores han de pasar toda la jornada en la oficina.
    • El tipo de ocupación del edificio, si es monoinquilino o multiinquilino.
    • Hemos de definir muy bien nuestra estrategia y qué datos nos aportan, realmente, valor añadido. La digitalización es capaz de proporcionarnos infinitos datos y esto tiene un riesgo, la parálisis por el análisis.
  • Es cierto que estamos viviendo un período de incertidumbre, pero también es cierto que no podemos esperar a eliminar el 100% de esa incertidumbre para empezar a actuar. Hemos de empezar ya a trabajar en el futuro.El reto empieza ahora y debemos trabajar juntos para volver a empezar.

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