Gestión de edificios

3 formas de conseguir un espacio de trabajo más seguro a través de soluciones de gestión del espacio

En este post, veremos por qué están cambiando las necesidades de espacio en las oficinas y cómo se está simplificando la gestión del espacio a través de la tecnología de Smart Buildings que ayuda a crear un lugar de trabajo que se adapta a los nuevos tiempos.

Antes de la pandemia de COVID-19, es posible que tu empresa ya estuviera haciendo cambios en la forma de gestionar el espacio de trabajo. Tal vez estaba tomando medidas para ajustar el tamaño la oficina al número de empleados de la empresa, o para redistribuir los espacios y servicios con menor frecuencia de uso.

También es posible que haya avanzado hacia una estrategia más flexible, basada en el uso de un porcentaje determinado de espacios fijos en comparación con los flexibles, apoyada por el «hot desking» y el «hoteling» para los empleados. La optimización de este tipo de iniciativas implica tomar decisiones basadas en datos reales de ocupación.

Con la pandemia han surgido nuevos e importantes retos: aunque las personas están deseando volver a la oficina para reencontrarse y trabajar con sus compañeros, también están preocupados por la seguridad. ¿Hay una distancia social adecuada en el espacio de trabajo y en las zonas comunes?

Las herramientas y los protocolos que se han ido implementando para satisfacer estas necesidades y preocupaciones también deberían ayudar a tu empresa a adaptarse a las necesidades futuras, las que surjan una vez que se haya acabado la pandemia.

Afortunadamente, la tecnología de Smart Buildings puede ayudar. Las soluciones de gestión del espacio te ayudarán a proteger a tu personal y a cumplir con las nuevas normativas gubernamentales, a la vez que apoyan nuevas formas de trabajo más eficientes.

3 formas de crear un espacio de trabajo flexible

  1. Controlar los niveles de ocupación

    Para adaptarse a los nuevos requisitos, los sensores de ocupación y las herramientas de gestión de espacios son capaces de medir el número de personas en diferentes zonas del edificio en tiempo real. Se pueden establecer límites de capacidad para una sala, planta o edificio, y enviar alarmas al gestor de la instalación si la ocupación se acerca o supera esos límites.

    Para garantizar la calidad del aire y el bienestar, los datos de monitorización de la ocupación de cada espacio pueden compartirse con el sistema de gestión del edificio para optimizar de forma proactiva los ajustes de la calefacción, ventilación y aire acondicionado. También puede servir de apoyo a otras operaciones del edificio, como centrar la limpieza donde y cuando sea necesario, reduciendo así el tráfico innecesario para un entorno más seguro.

  2. Garantizar un distanciamiento social seguro

    El control de la ocupación también puede ayudar a garantizar que los usuarios cumplan las normas de distanciamiento. Para evitar la acumulación de personas, los propietarios e inquilinos de los edificios tienen que adaptar las políticas provisionales de uso de las instalaciones, incluidas las áreas como la cafetería, el gimnasio y las zonas de descanso. Los datos recogidos sobre los patrones de uso pueden utilizarse para optimizar las políticas y gestionar cada servicio en función de la capacidad.

    Las aplicaciones de engagement también permiten mostrar en tiempo real los datos de disponibilidad y nivel de ocupación de cada espacio o acceder a ellos a través de dispositivos móviles, lo que ayuda a los empleados a desplazarse de forma segura y eficiente por el lugar de trabajo.

  3. Adaptar la distribución de la oficina

    Los datos sobre el uso y la evolución del número de personas permiten que un lugar de trabajo estático se convierta en un espacio con capacidad de respuesta. A diferencia de las estimaciones o cálculos manuales, una solución de gestión del espacio permite identificar los nuevos patrones de ocupación y la forma en que se utilizan los espacios individuales y áreas comunes. Esto sirve para determinar cuándo es necesario cambiar la distribución, la combinación de puestos de trabajo o un cambio de política provisional para áreas de uso específicas.

    Por ejemplo, los escritorios, despachos, salas de reuniones o servicios que no se utilizan pueden identificarse rápidamente y reubicarse cuando sea necesario. En lugar de limitarse a marcar los escritorios o las salas con una «X», los empleados pueden acceder a través de una aplicación para ver los espacios disponibles en tiempo real y favorecer el uso de las oficinas.

Cómo elegir la mejor solución de gestión de espacios

Las soluciones de gestión de espacios incluyen una red de sensores y otros dispositivos habilitados para el IoT. Algunas tecnologías pueden incluir infrarrojos pasivos para captar el estado de ocupación simple «sí/no», sensores de imagen y de control térmico para el recuento de personas por zonas, infrarrojos activos para contar el flujo de personas y sensores de escritorio para identificar la disponibilidad.

La solución tiene que ser independiente del hardware para adaptarse a los equipos de diversos proveedores, y los sensores deben ser fáciles de instalar y adaptar.

Por ejemplo, una red inalámbrica puede utilizar la red móvil global sin depender de la infraestructura informática. La red debe permitir la integración con una red troncal IP unificada, ya sea a través de una conexión por cable o utilizando una serie de opciones inalámbricas, como WiFi y Zigbee.

La solución debe unificar todos los datos en la nube para un acceso controlado a la supervisión, los informes y los análisis. También debe tener la capacidad de compartir datos con otros sistemas, para aplicaciones como la localización de rutas, el servicio orientado a la demanda o el mantenimiento predictivo.

Con una red de sensores basados en el IoT que se conectan a la nube, el departamento de IT estará muy pendiente de la ciberseguridad y la privacidad de los datos. Para dar a tu empresa la tranquilidad que necesita, debes elegir un proveedor de soluciones que cumpla con las mejores prácticas de la industria y que sea totalmente compatible con todas las normas de ciberseguridad y privacidad de datos aplicables desde el nivel del dispositivo hasta la nube (por ejemplo, IEC 62443, Reglamento General de Protección de Datos).

La solución debe ser siempre adaptable a todas las instalaciones, con el apoyo de un proveedor global con asistencia local en cada región. Hay que elegir un proveedor de servicios con experiencia que ofrezca una solución integral, incluyendo servicios de asesoramiento de expertos que permitan utilizar los datos de la gestión del espacio.

Nuestro paquete de servicios digitales flexibles EcoStruxure™ WorkPlace Advisor, basado en una plataforma abierta, te ayuda a crear oficinas inteligentes que admiten protocolos de distanciamiento, optimizan el uso del espacio, mejoran la comodidad y la experiencia de los empleados, aumentan la productividad y reducen los costes de servicio de las instalaciones.

A través de cuadros de mando intuitivos con datos procedentes de sensores y sistemas IoT, podrás obtener información práctica. Además, los empleados pueden conectarse a sus oficinas inteligentes de forma eficiente y cómoda utilizando las apps móviles de la oficina.


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